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服务外包

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通运人力资源外包

 “外包”一词,英文名为“outsourcing”,直译意思为“外部寻源”,是指在 组织外部寻找资源来完成组织内部工作。“外包”最初是 应用于信息系统技术行业,后来发展扩大到生产、销售、研发、物流、人力资源等行业,这样“外包”一词才 单独独立出来成为专业术语。

 

人力资源外包

  人力资源外包,简称HRO。指企业 根据需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去,交由其 他企业或组织进行管理,以降低人力成本,实现效率最大化。总体而言,人力资 源管理外包将渗透到企业内部的所有人事业务,包括人力资源规划、制度设计与创新、流程整合、员工满意度调查、薪资调查及方案设计、培训工作、劳动仲裁、员工关系、企业文 化设计等方方面面。

  人力资 源外包不是简单地人力资源含义与外包含义的组合,它有其 特定的丰富含义。它是指 利用组织外部的资源,更经济、更有效 地解决组织内部人力资 源活动所涉及的工作。“人力资源”在“人力资源外包”中含义扩大为“人力资 源活动所涉及的工作”。

 

通运人力资 源外包包括有哪些内容呢?

  “人力资 源活动所涉及的工作”首先包 含了人力资源及其载体——人,其次也 包含了围绕人力资源载体所产生的各种事务——人事,还包含 了针对人力资源开展的各种管理活动——人力资源管理职能。

   现在我 们可以看到在一个大的人力资源外包概念下,分了三个模块:人力资源及人的外包、人事事务外包、人力资 源管理职能外包。行业为 有效区分大概念的人力资源外包和小概念的人力资源(及人)的外包,将小概念的人力资源(及人)的外包用专业术语“人力资源派遣”来称呼。

   人力资源外包(Human Resources Outsourcing,简称HRO)也可以 是一种人力资源服务产品,是企业 根据需要将某一项或几项人力资源管理工作流程或管理职能外包出去,由第三 方专业的人力资源外包服务机构或公司进行管理,以其降低经营成本,实现企 业效益的最大化。外包内容包括:人力资源外包,人力资源管理外包,薪酬外包,薪酬管理外包,薪资外包,福利外包,薪酬福利外包,工资外包,社保外包,社保代缴,个税代缴,人事外包,人才外包等。

    人力资源外包,即HRO,作为一 种提高企业人才管理效率的形式逐渐流行,而且很 受企业管理层和人力资源主管欢迎。目前国 际的大公司基本上都已经把HRO作为企 业发展的一个战略来考虑,中国的 很多大中企业也已经接受了HRO对企业的战略意义。据市场调研显示,2012年人力 资源外包服务超过百亿,2013年会有进一步提高。

    那么,中国的民营企业,尤其中 小企业如果想将人力资源外包,应该如 何实施是一个很大的课题。民营企业,特别是超过5000万家的中小民营企业,很多企 业都没有人力资源部,即使有,也就一 到几个人单一负责人力资源的部分功能,而没有 系统的人力资源战略管理制度,不能为 员工提供完备的福利待遇和培训机会,更没有 战略性人力资源规划。因而优 秀员工招聘困难,关键人员流失严重,员工满意度低下,人力成本不断增加,这些都 是制约民营企业可持续发展的问题。而如果 民营企业采用人力资源外包,就可以借助外部资源,大幅度 提高自身人力资源管理水平,并专注业务拓展,增强市场竞争力。当然人 力资源外包也是有风险的,特别是 对于各方面制度都不完善的民营中小企业来说,如果处理不当,不仅会 造成人力资源管理的一定混乱,而且还 可能引发新问题。

 

选择做 人力资源外包时,应该注意以下四点:

1、功能选择性外包

    人力资源工作,包括岗位需求分析、人才招聘、人才培训、绩效考核、薪酬福利、员工关系、员工发展、人才配 置等几大方面的内容。其中的 很多方面都是人力资源的基础性事务工作,完全可以外包出去。譬如目 前很多企业都已经把人才招聘外包出去,而档案管理、考勤记录、工资发放、薪酬福 利的外包也呈现高速增长的趋势。而涉及到企业文化、员工关系、绩效考核、等这些 都是关系到企业核心竞争力的事务,也即战略性工作,不能轻易外包。

2、选择合 适的外包服务机构

    确定了 什么功能可以外包后,就需要 选择外包服务机构。而他们 的服务直接决定着企业今后管理质量的好坏,对民营 中小企业来说更有可能是生死攸关的,所以企 业必须重视外包服务机构的服务质量和服务信誉,尤其是 可持续的服务能力。当然,一般首 先要考虑服务的价格,然后是 服务机构的信誉和质量,它将对 外包工作的完成乃至整个企业的正常发展起到决定性作用。以前大 中型企业多选择国外的服务机构,但,现在选 择国内的外包服务公司已经是大势所趋,毕竟沟 通和本地化是非常重要的,避免“水土不服”。

3、高层重 视外包过程的沟通

    企业人 力资源外包绝对不是将所有事务都外包出去,通过选 择哪些功能进行外包是首要,然后通 过了解选择了外包服务机构,接下来 就必须重视和他们的沟通,尤其是外包过程中,高层必须介入,并保持及时的沟通。同时,高层要 充分征求员工的意见,并做好辅助工作,和员工 进行合理的沟通,取得他们的信任,让他们 了解其在外包中所扮演的角色。当然,高层也 必须对外包服务公司的服务质量进行随时监测和评估。

4、外包后 企业的人力资源战略规划

    企业将 部分功能外包后,人力资 源将更多地从事战略性人力资源工作,由原来 的职能部门逐渐转化为企业的战略部门,将越来 越多地参与制订企业战略,扩大业务活动,领导企业变革,同时担 当起员工宣倡议者的角色,承担企 业社会责任的宣传员角色,并对员 工绩效和企业文化负责。因此,人力资 源部或者管理者也应逐渐从那种行政后勤中心向业务中心转变,成员企 业的学习组织者、教育推动者、高层主管顾问、管理职 能专家和变革倡导者的战略性转变。

 

通运人 力资源外包的好处

   人力资 源外包的作用有微观企业层面的和宏观社会层面的:

1、人力资 源外包致使专业机构规模化社会运作,降低单个企业成本多个企 业相同的工作集中于一家专业机构处理,除了技 术熟练程度的优势外,专业机 构可使三个企业三件相同的工作转为一个企业三件相同的工作,从而在人工、时间和 流程的总成本上大大下降,降低单个企业的成本。

2、人力资 源外包可使企业减轻基础性工作,更关注 促进企业竞争力的核心工作根据“二/八原则”,80%的企业利润是由20%的核心工作创造的,将这非 核心的工作部分外包出去,则可令 企业人力资源人士有更多时间和精力关注这20%的工作,从而有 效保持和提升企业核心竞争力。

3、人力资 源外包促使社会分工进一步细化,有利于 社会整体运作效率分工的进一步细分,必然是 技能的专门化和效率的提升,社会每 个细胞组织的效率提升也必然促进整个社会效率的提高。

4、大大节 省了公司的运营成本,优化办事流程!企业具 有各种各样的能力,也有一定的专长。但不同 的能力与专长的重要性是不一样的,那些能 够给企业带来长期竞争优势的和超额利润的能力和专长,才是企业的核心能力。核心能 力是企业增强竞争力、获得竞争优势的关键,也是成 功企业的竞争优势得以长期保持的原因。

 

风险避免

(一)在企业 生命周期指导下进行外包选择

企业按 发展阶段可分为创业期、发展期、稳定期、衰退期,不同阶段风险不同,着重处 理的业务也有很大差异。

1.创业期:企业规模小,业务不多,前景不明晰,企业文化尚未形成,此时正 是管理者与员工建立良好关系,为企业 发展共同奋斗时期,同时企业资金有限,不能对 外包商有效评估,对外包风险认识不足,不宜外包。

2.发展期:企业规模扩大,业务增多,人力资源需求增加,这时考 虑自身实际情况选择部分业务外包,如招聘员工、社会保障代理等,有助于 将更多精力放在核心业务上促进企业发展。

3.稳定期:企业发展趋于稳定,规模和业务平稳增加,人力资 源管理工作战略性越来越强。此时企 业能得到先进的人力资源管理服务,将人力 资源行政事务外包可节约成本与精力,提升企业管理能力,为企业获得更多利润。

4.衰退期:由于技 术落后缺乏创新,市场占有率不断下降,竞争力减弱,人力资 源活动应由本企业完成,拉近企业与员工关系,使员工 考虑到企业文化等因素增加忠诚度。

(二)加强员工培训

引入外 包可能使员工不适应,因此,引入外包前,应对员 工开展人力资源外包相关培训,让员工理解外包意义,使其从内心接受外包,如:企业可 设置宣传栏或以小资料形式发给员工自行学习,同时聘 请专业咨询师为员工开展外包知识培训。外包过程中,应积极 跟踪员工满意度,加强沟通,发现问题及时处理,避免人才流失。外包结束后,向员工征集意见,提高员工参与度,为下次 外包业务顺利进行打好基础。

(三)选择专业外包商

选择外 包商时不能只考虑成本最优而忽略外包商能力,好的做 法是选择成本与效益双重最优的外包商。首先,企业应 做好外包商背景调查,选择专业化、信誉高的外包商,做好成 本与效益比分析。其次,了解外包商文化理念。最后,与外包 商进行文化沟通,使文化 融合与企业发展一致。唯有如此,才能真 正选出最适合的外包商。

(四)熟悉相关法规

我国尚 无一项保护人力资源外包业务的法规,主要依据法律有《劳动法》《民法通则》《技术合同法》《反不正当竞争法》等零星条文,企业应 及时建立商业秘密管理体系,将本企 业核心技术和关键信息加密,纳入法律保护范围。与外包 商签订保密合同,并在协 议中明确企业秘密范围及相互间权利与义务,同时对 外包商中熟悉商业秘密的人员离职等作出规定,避免离 职人员导致信息泄露时外包商推卸责任。为更好完成此项措施,人力资 源部应在签订合约时由本公司律师顾问对合约内容进行审核。

(五)加强对外包商监督

人力资 源外包后并不意味着人力资源部可以放手不管。人力资 源部作为外包活动最重要的部门,应对外 包商行为全程监督。一,定期对 外包商的工作评估,了解外 包商任务完成情况,衡量与 既定目标发展方向是否一致。二,对员工 在外包过程中提出的合理建议与外包商沟通,同时对 外包商遇到的问题给予解答帮助。三,为避免机密信息泄露,人力资 源部应与各部门协作建立文件管理和信息安全保障机制。四,了解外包商运营状况,防止外包商破产、解散等 造成企业损失并做好预警措施。

 

总结

  通过人 力资源外包将非核心的活动外包给外部的服务商,通过与 服务商的联盟与合作,从而可 以集中企业有限的资源发展核心业务,以增强 人力资源活动在提升企业核心竞争力方面的作用。

  人力资 源外包服务商实施期间,作为企 业的人力资源管理部门并不是消极等待,而应该是积极的参与,概括起 来说也包括两方面内容。一方面 是要注意人力资源外包风险的防范与控制,企业方 应与服务商就相应的外包项目鉴定书面合同,明确双 方的权利和义务以及违约赔偿等问题。在外包 实施过程中对工作的进展作定时检查,确保工作的顺利、安全实施。另一方面,企业人 力资源部门还应积极参与配合,为外包 服务商尽可能提供帮助,双方应 建立起双赢的合作关系,共同把工作做好。

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